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1、邀请与会者(1)考虑与会者在一个小组中如何工作。(2)排定会议时间要考虑旅行时间。(3)如果有人不能出席，就重新安排会议。(4)议程的每个项目旁列出发言者的姓名。
2、编排议程避免在情绪低落时段开会。保证将议程的任何改变都通知会议主席。议程应尽可能简短，试将议程限于一页纸。尽早讨论最重要的问题，此时与会者最精神。
3、构想议程议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。目的明确。全体与会者需要确切知道会议对他们的要求。把类似的议题放在一起，分配给每一项议程的时间应体现出它们的优先次序。无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间会令人不快。
4、分发议程（议程草案和最终议程）决定需要在会上提出的问题。将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于项目的建议。将建议汇总到下一草案中。重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。不同类型的会议需要不同的会议场所，正确选择会议场所才能达到最佳的会议效果。6、安排座位会议的管理者应该根据不同的会议目的采取不同的座位安排方式。一对一形式。这种安排座位的形式适用于小型会议。在召开正式会议的时候，会议安排者应该根据与会者的级别和商务礼仪的规范分别安排就座。例如，如果会议室的桌子是长条型的，那么短边最靠里的位置是最尊贵的位置，应该把最重要的与会者安排在此位置上。一般会让老总坐在这个位置上，秘书一定要安排在老总的右手边。运用策略安排座位会议主席的位置决定了其他座位的意义。一个会议里往往会有几种人，有支持者，有反对者，还有观望者。合理安排这三种人的座位，可以帮助达到会议的目的。对于有争议的会议，尽量避免安排观点相反和观点相近的人相邻而座，还可根据你了解和分析的与会人对所要讨论问题的观点规划座位。此外，与与会者会议中的目光接触也很重要，谁与谁会进行正面目光接触，就相应安排他们相对而坐。7、会议用品会前应检查会议场所相关用品是否准备妥当，它们包括：茶具；休息室、吸烟处；停车位；资料；通讯设备；书写用品
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