为了庆祝巴拿马运河建成通航,美国国会1911年2月15日通过决议,1915年在加利福尼亚的旧金山市举办巴拿马国际博览会。当时的美国总统塔夫脱于1912年2月批准了这一决议,向世界各国发出了参展邀请。
1912年初,美国派出旧金山大商人罗伯特·大赉(RobertDollar),肩负游说中国新政府派员参加巴拿马太平洋万国博览会的使命专程前来中国,表达了美国拟邀中国参加巴拿马博览会的意愿。
1914年,巴拿马博览会又派劝导员爱旦穆专程来华劝导中国赴赛。他3月抵达上海,4月赶到北京面见了袁世凯,力呈博览会邀请之盛情和中国参赛之利举。美国招展遣说客,华府筹赛总动员。正是由于罗伯特·大赉等美国人的游说、牵线搭桥,中国官方和民间对巴拿马博览会都有了强烈的反应。
朝野普遍认为,这是中国实业界观摩学习的好机会。通过这次博览会,可以促进中美之间的了解和加强同世界各国经贸关系的发展,并由此加快中国物产的改良。因此,主张中国必须积极参与。
在这种共识和一片呼声中,中国政府于1914年5月作出参展决定。中华民国政府当时的大总统袁世凯批示,由工商部、农林部、教育部、财政部协同负责筹备有关参展事宜。
他任命陈琪为赴美赛会监督兼筹备巴拿马赛会事务局局长,选定成员,成立筹备“巴拿马赛会事务局”,编订办事章程和中国赴赛展品分类方法,通知并动员各省筹办参展物产。各省也先后相继成立“赴赛出品协会”,负责征集产品。
1914年初至7月,中国政府又成立了驻美事务局,开始组织赴美赛会观光团。有关部门也通过了赴赛建筑中国专馆的图式和方案,派专人前往旧金山博览会现场修建中国馆。
到1914年底,短短几个月中,中国便迅速组成了以陈琪为首的40余人赴美参赛代表团。其中有监督一人,专任和兼任委员各4人,事务员8人,各省委员等19人,雇员5人。他们不少都是曾参与举办南洋劝业会的骨干。代表团于12月6日由上海出发,12月29日安全抵达美国旧金山。
同时,筹备参赛物品的工作也紧锣密鼓地展开。如广东等很多地方在征集参赛展品时,基本上就是依照南洋劝业会获奖名册按图索骥。凡在南洋劝业会上获奖的商家,一律敦请提供展品参加巴拿马博览会。贵州省也依旧以“茅台造酒公司”的名义,推荐了“成义”、“荣和”两家作坊的茅台酒样酒参展。贵州除茅台酒之外,还有科学仪器乘方积木和小学教育参展(最终获得大奖)。